Le porteur de la gouvernance de l’information

La gouvernance de l’information est un sujet complexe de par sa perception différente en fonction des personnes et des façons de l’aborder. Sa force est dans la transversalité, comme l’information. Elle touche toutes les briques de l’organisation, elle est donc perçue différemment, peut susciter  des blocages, et provoquer des incompréhensions sur ses missions et sur son périmètre de responsabilité.

La tâche du porteur qui souhaite ou doit déployer la gouvernance de l’information, peut donc vite devenir compliquée. Effectivement, quelle légitimité peut avoir cette personne à venir empiéter sur des périmètres de responsabilités qui existent depuis la nuit des temps ?

Pour exemple, une des légitimités de la gouvernance de l’information est de porter la connaissance des référentiels relatifs aux informations de l’organisation : Les référentiels de données, de conservation, d’informations confidentielles, d’informations personnelles, … .

Le porteur doit donc aller récupérer ces référentiels, à la Direction des Systèmes d’information (référentiels de données), au juridique (référentiels de conservation), à la Direction des Ressources Humaines (référentiel de données personnelles), … .

Avec deux questions qui reviendront souvent :

– Cas où ces référentiels existent : Dans quelle mesure ces directions vont accepter, apprécier  une présence pouvant être impactant dans leur zone de responsabilité ?

– Cas où ces référentiels n’existent pas (le plus souvent la cas) : Dans quelle mesure ces directions ne vont pas soit déléguer leurs responsabilités pour la constitution de ces référentiels, soit accuser réception, sans plaisir, d’une charge de travail supplémentaire sûrement perçue comme inutile.

Concernant l’aspect charge de travail, clairement il y a beaucoup à faire, mais les gains seront exponentiels, que ce soit des gains financiers ou des gains de productivité, d’efficacité et de confort de travail. Par contre concernant les responsabilités, il faut rassurer, la gouvernance de l’information n’est pas et ne doit pas être responsable de ces référentiels, elle est conseil dans leur cohérence d’ensemble, et gère la transversalité (donc, entre autre le référentiel des référentiels). Faire comprendre ces deux points est clairement un des challenges les plus importants.

3org - gouvernance de l'information - VOUS

Donc, le porteur, afin de connaitre ses axes d’investissement et de construction, ainsi que ses chances de succès, doit donc absolument identifier son positionnement ainsi que les acteurs clefs de son projet (sponsor(s), clients internes, ..). Le synoptique présenté ci-dessus, permet de classer des profils de personnes selon leurs forces et capacité à transformer leur environnement (Consolider, transformer) ainsi que leurs maitrises et capacités à être proactifs sur le sujet.

La lecture est simple :

  • plus vous êtes sur le haut et plus vous vous positionnez comme ayant une capacité et des moyens pour dérouler un programme de gouvernance de l’information. Vous avez l’appui de votre direction, cela entre même dans le cadre stratégique de votre organisation.
  • Plus vous être vers la droite, et plus votre compréhension du sujet est fort. Vous êtes à l’aise avec sa complexité, avez l’expérience et la légitimité pour en faire la promotion et être reconnu comme sachant sur ce sujet.

Ainsi :

  • un visionnaire sera probablement une personne à forte légitimité, reconnue et appuyée par sa direction et possédant une enveloppe budgétaire pour mettre en place cette gouvernance de l’information,
  • un Explorateur sera très probablement un acteur opérationnel ayant une expertise sur un des sujets de la gouvernance de l’information (exemple : Chef de projet sur un outil de Master Data Management ou de Gestion Électronique de Document ou de Records Management),
  • un promoteur pourrait être un futur sponsor souhaitant amorcer des réflexions sur le sujet pour mûrir et faire mûrir,
  • l’architecte le directeur d’un service se transformant en instance de gouvernance (avec un appui partiel ou total de sa direction).

Si vous êtes ou souhaitez vous positionner en tant que porteur, en phase de lancement, il vous faudra être et vous entourer de profils situés en haut à droite du schéma, la phase de stabilisation devra être renforcée avec des profils plus sur la consolidation.

Mettre en place une gouvernance de l’information est opérationnellement très simple, la grande difficulté est surtout dans la valorisation et l’acquisition de légitimité, de sa direction et de ses pairs. Si vous êtes seul, timide et ne maitrisez pas le sujet, cela va être compliqué, même si vous y croyez très fort.

Si par contre vous savez vous entourer d’alliés ayant des profils d’influenceur, de visionnaire, d’architecte, alors vous pouvez commencer à vous faire plaisir :-).

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