Jul 102012
 

Ranger ses photos sur son ordinateur personnel, réaliser des opérations pour améliorer la qualité de données, mettre en place des référentiels d’entreprise, modérer un site web, définir un plan de classement ou créer un référentiel de conservation : nous faisons tous de la gouvernance de l’information. Nous en faisons tous, mais de façon plus ou moins concentrée, et surtout localement. Il en est de même au niveau des organisations car beaucoup d’initiatives existent, mais la plupart du temps avec une dimension locale. Très peu sont globales, et lorsqu’elles le sont, elles sont en général délimitées sur un domaine spécifique.

Définir de façon précise et universelle ce que l’on entend par gouvernance de l’information prendrait des mois car chaque personne est susceptible d’avoir une perception très personnelle, très intime de ce terme. Nous avons donc décidé de prendre une voie plus simple, qui s’inscrit d’ailleurs dans l’ADN même de ce qu’on appelle la gouvernance de l’information :

  • La gouvernance de l’information est une discipline « simplement » complexe, une approche analytique mènerait à une consommation d’énergie faramineuse. Un raisonnement systémique permettrait de suivre les phases de changement humaines, et de travailler par couches de plus en plus fine.

Parce qu’un format d’information n‘est pas la propriété d’un individu ou d’un groupe d’individus, nous attacherons une grande importance à ce que l’information soit considérée comme étant un objet ayant une dimension globale à l’organisation et un sens concret pour un acteur ou un processus de l’organisation.

  • L’information est à considérer comme étant indépendamment un document papier, un document numérique, un élément ou ensemble d’une base de données, un flux transactionnel, une vidéo, une bande sonore, une photo, un commentaire, un email, une note donnée à un article, un échange de messagerie instantanée, etc. Tout ce qui a une valeur pour au moins un membre de l’organisation à un moment donné.

Ainsi, nous considérons dans ce document que la gouvernance de l’information est globale, et vise une plus grande maîtrise de l‘information. C’est tout. Le reste est bon sens, pédagogie et adaptation à un environnement donné. Nous utiliserons aussi ce document pour susciter quelques interrogations, voire provoquer quelques remises en question dans les perceptions que vous pourriez avoir.

  • Une démarche globale de gouvernance de l’information provoque très souvent un changement. Or tout changement s’accompagne d’une remise en cause. Et toute remise en cause consiste en partie à « détruire » une perception, ou une idée préconçue. Accepter une remise en cause est le premier pas vers une meilleure maîtrise de l’information.

 

Nous souhaitons également positionner le curseur assez haut dans l’analyse des mécanismes de la gouvernance de l’information. L’un des freins pour le déploiement de cette discipline est le flou existant dans la compréhension du concept, limitant en conséquence l’appropriation des enjeux et de la démarche :

  • Elle ne se résume pas à un concept marketing ou de vente. Elle n’est pas exclusivement orientée documents ou données. Et elle n’est pas exclusivement pensée en termes de gestion de risque. En réalité, elle couvre l’ensemble du cycle de vie de l’information, favorise la création de valeur et diminue les risques. la gouvernance de l’information est une discipline.

De là, on comprend aisément que la gouvernance de l’information est avant tout une affaire d’organisation et de culture. C’est pourquoi nous soulignons encore l’importance de la notion de changement. Autrement dit, puisqu’il s’agit d’une affaire d’hommes et de femmes, ce sont les usages et les comportements liés à l’information qui sont au cœur de notre sujet :

  • La gouvernance de l’information est une transformation culturelle de l’organisation, où l’influence joue un grand rôle. L’apport de services doit être particulièrement adapté aux processus opérationnels existant dans l’organisation et la valeur ajoutée de la démarche tient dans la capacité à rester global, tout en restituant une vue rare et originale de l’organisation étudiée.

On n’apprend pas par cœur ce qu’est la gouvernance de l’information : on la comprend, puis on l’applique de façon souple, persévérante et adaptée à un environnement donné. La gouvernance de l’information est une affaire de cœur, de tactique, entre l’information, la performance et le développement de l’organisation.

La gouvernance de l’information est une machine à construire des ponts et à relier des experts entre eux.

Apr 062012
 

L’information est omniprésente dans notre environnement professionnel et personnel. Elle est liée à chaque action que nous faisons, dans notre véhicule, avec notre téléphone, notre ordinateur, notre messagerie, les logiciels que nous utilisons, les codes-barres, les puces RFID, les arrêts de bus, les panneaux publicitaires, etc.

 En 2020, chaque être humain de notre petit monde, traitera l’équivalent de 150 000 informations par seconde (4 fois plus qu’en 2009).

 Bien sûr, c’est une image car, concrètement, les machines le font à notre place. Mais avant de rendre plausible un scenario de science-fiction, nous avons une petite responsabilité, et beaucoup de travail, pour piloter tout cela.

 La vraie question, pour nos organisations, est de savoir « comment » arriver à gérer un minimum de cette masse de contenus en tous genres.

Dans cette optique, elles doivent aussi et surtout déterminer « qui » peut porter cette responsabilité.

  • Pour le « comment » : Il est universellement acquis que la Direction des systèmes d’information (DSI) a l’expertise et la légitimité pour cela, puisque c’est même l’un de ses objectifs majeurs.
  • Pour le « qui » : Non, cette même Direction des systèmes d’informations n’est pas en position de porter la responsabilité de définir quelles informations (documents physiques, numériques, multimédia, données structurées) sont nécessaires pour l’organisation, ni les règles de gestion qui s’y appliquent.
  • Alors qui ? – Les directions métier, la direction juridique, la direction des risques, la direction qualité, la direction de l’organisation, le secrétariat général, la direction de la sécurité, la direction marketing, la direction des ressources humaines, etc. ? On le voit, cela peut devenir très vite compliqué car en fait, toutes sont impliquées, avec leurs propres contraintes, leurs propre cultures, leurs propres domaines d’expertises, ou encore leurs modes de fonctionnement spécifiques et différents les uns des autres. En outre, si l’on considère qu’une information ne sert pas à une seule Direction, mais à toute l’organisation, il devient évident que la fonction doit être davantage transversale. Alors « qui » pour animer ces directions et pour donner la une vue d’ensemble ?

 Avoir une instance de gouvernance de l’information est une réponse possible.

 Bien sûr, la réponse qu’apporte la gouvernance de l’information n’est pas binaire. Elle dépend de facteurs qui influenceront l’approche que vous pourriez avoir, tels que votre secteur d’activité,  votre organisation, votre système d’information et sa complexité, le cycle de vie de vos produits ou services, etc.

La gouvernance de l’information est une discipline systémique qui s’exerce sur le temps. Elle suit une évolution profonde et culturelle de l’usage de l’information. Elle vous offre la possibilité d’avoir cette vue globale de l’information et ainsi de mieux comprendre et maitriser ses risques aux regards des  menaces et  d’en saisir les opportunités.

Les enjeux sont liés aux aspects légaux et réglementaires bien sûr, mais aussi à la capacité pour votre organisation de s’adapter à de nouvelles demandes et contraintes liées à l’économie, à la concurrence, aux nouveaux comportements et usages des consommateurs, plus généralement à la société et à ses bouleversements.

En tant qu’être humain, nous savons que notre système nerveux est vital pour notre survie, qu’en est-il de notre système sanguin ? – C’est pareil ou il en est de même pour l’information qui alimente le fonctionnement de nos organisations.

 Les évolutions de ces dernières années permettent l’acceptation de cette vue globale. Le plus difficile est dans le changement, et l’acceptation que l’information n’est un patrimoine valorisé que lorsqu’il circule de façon fluide entre les mains des multiples experts. C’est cette responsabilité que porte la gouvernance de l’information, ceci afin de donner encore plus de sens à l’information, à travers sa fluidité mais également sa maîtrise.

Ce sujet vous intéresse, vous pouvez lire le livre blanc qui aborde ces points et donne quelques analyses intéressantes sur le marché, cette étude s’est appuyée sur un observatoire composé :

  • De 33 questions sur un site internet (accès par invitation),
  • relayé par 13 partenaires,
  • 469 réponses ont pu être exploitées,
  • Un collectif de 33 personnes, venant de 24 organisations ont participé activement à la construction de ce document.
  • Les résultats ont été relayés à travers plus de 15 évènements (conférences, tables ronde, interviews, etc.).

Vous pouvez la télécharger sur le site www.gouvinfo.org