May 092012
 

Le 8 mars dernier, j’assistais à un événement chez L’Oréal : “Cessez de vous faire des cheveux avec vos problèmes d’archivage”. Le CR2PA, association dont la spécialité repose sur l’archivage managérial, était l’organisateur de cet évènement fort intéressant.

La première intervention par Nathalie MORAND-KHALIFA, Directrice de l’Information Management Office de l’Oréal, présentait un retour d’expérience sur la mise en place d’un système d’archivage selon un double objectif : améliorer la gestion des menaces autour de l’information, et le développement de services pour améliorer la gestion de la connaissance. Avec des zooms sur les nombreux challenges, comme celui d’impliquer les sponsors dans la durée, et de gérer les impacts d’un système de ce type en sensibilisant les utilisateurs.

La présentation de Nathalie a laissé place à celle tout aussi intéressante, mais sur un autre registre, de Bruno A. Bernard, Docteur ès Science, Research Fellow chez L’Oréal. Appuyé par une histoire relatant des évènements marquants pour sa carrière, Bruno a transmis subtilement et avec plein d’humour des messages extrêmement importants lorsqu’il s’agit de connaissances et de compétences.

Le premier que j’ai noté était une leçon de vie, et concernait l’importance de créer des opportunités afin de pourvoir les saisir, éventuellement plusieurs années plus tard. Ainsi, en début de carrière, Bruno avait travaillé sur la Glycobiologie. De nombreuses années après, son expérience a permis à Yves Saint Laurent d’être la première entreprise à innover sur ce sujet, et prendre ainsi un bel avantage concurrentiel. Steve Jobs avait exprimé le même message, en parlant notamment de son cours de calligraphie lorsqu’il était étudiant, qui lui a permis ensuite, chez Apple de développer les premières polices de caractères à espacement proportionnel.

Le second message, concernait le savoir. Pour citer : “L’évolution de la connaissance est centrifuge (ronds dans des ronds) (…) en parallèle, il y a l’évolution du marché qui se présente sous forme de bulles qui se chevauchent. Lorsqu’une bulle couvre une partie des ronds de la connaissance, alors bingo ! (…) Bien sûr, il ne faut pas avoir perdu cette connaissance ».

Plein de bon sens, cette petite phrase fait encore apparaitre la notion d’opportunité, ainsi que la connaissance, le marché, et le temps. Un « art » serait de générer intelligemment de larges ronds pour augmenter la probabilité que les bulles les chevauchent, et ainsi de déclencher un apport enrichissant. A chacun de transposer cette image dans sa réalité !

Le troisième concernait la plomberie. Citant l’importance de relier des centres d’expertises sur le cheveu et la peau, afin de faire émerger de nouveaux sujets, de nouvelles idées, et donc de la valeur. « Ayant une expertise peau et une autre cheveu, je me retrouve à être plombier entre ces deux mondes, à mettre des tubes pour les relier. Cela fait émerger pleins de choses !!! ». Ce message va bien plus loin que celui d’associer plusieurs expertises pour réaliser un projet. Cela concerne l’implication intellectuelle d’un domaine d’expertise vers un autre, et vice versa. Comprendre ce que font les autres augmente la capacité à générer des opportunités. Il ne s’agit pas de perdre une expertise pour une autre, juste comprendre.

Et enfin la chute (non pas des cheveux), sous forme d’analogie, encore une fois pleine de bon sens, avec le monde biologique, celui dont nous faisons partie. « En regardant les cellules depuis plus de 40 ans j’ai appris que ces dernières partagent des informations de façon organisé. Pour exemple, à l’intérieure des cellules se trouve des enzymes. Une enzyme X peut se trouver dans un catalogue sous de nombreux noms, parce que plusieurs laboratoires ont répertorié une utilisation de cette enzyme dans des voies métaboliques différentes. Ce qui crée des « fonctions » au niveau biologique. Pour analogie avec notre fonctionnement et l’information, nous sommes tous des structures biologiques, et notre mécanisme d’échange est sur cette base. L’organisation biologique est fractale, et basée sur le partage. Au niveau même de nos gènes, les facteurs qui en contrôlent l’expression sont partagés ; d’ailleurs le chromosome se replie pour favoriser ce partage. – La gestion de l’information doit être biologique, elle doit être structuré biologiquement et basée sur le partage » – Notre corps lui-même dépend de sa capacité à partager, sur le temps et à l’instant présent. Nous sommes nés par le partage et pour le partage. Intéressant de prendre ce point de vue et de l’appliquer à l’information, ses usages, ses experts.

A cela Bruno a cité de nombreuse fois le terme de ‘niveau d’émergence’, que je compare aux paliers de Montessori (voir aussi ici). Le cumul d’acquis ne s’exprime pas de façon linéaire mais par palier. Nous apprenons un ensemble d’éléments qui, à terme, tout d’un coup, déclenche une connaissance utilisable

Et l’enjeu est bien de favoriser ces émergences. Au final, Bruno a donné une définition très sympathique, simple, et je pense très réaliste, de ce qu’est l’expertise : « La capacité à créer des liens entre différents sujets ». Effectivement, connaitre par cœur ne donne pas une expertise mais un savoir, relier ces choses donne un savoir-faire et donc une expertise.

En résumé, nous avons besoin de favoriser les échanges entre experts sur des sujets d’actualité pour créer de la valeur. Ces opportunités seraient des apports pour les experts et pour leurs organisations. Et c’est un vrai challenge, car partager est déjà difficile pour beaucoup, et de surcroit sur des sujets que l’on ne maitrise pas, cela l’est encore plus. D’un autre côté, quelle opportunité de comprendre, de connaitre, de se rapprocher, en dehors d’un environnement professionnel, souvent compliqué, pour justement créer de nouvelles opportunités !  – D’ailleurs, si ce point de vue vous plait, c’est l’objectif qui est donné à la communauté de l’info : provoquer des mises en situation pour que des personnes créent des liens entre leurs domaines d’expertises, et génèrent de nouvelles opportunités.

Un grand merci au CR2PA et à l’Oréal pour ces conférences fort passionnantes.

Apr 062012
 

L’information est omniprésente dans notre environnement professionnel et personnel. Elle est liée à chaque action que nous faisons, dans notre véhicule, avec notre téléphone, notre ordinateur, notre messagerie, les logiciels que nous utilisons, les codes-barres, les puces RFID, les arrêts de bus, les panneaux publicitaires, etc.

 En 2020, chaque être humain de notre petit monde, traitera l’équivalent de 150 000 informations par seconde (4 fois plus qu’en 2009).

 Bien sûr, c’est une image car, concrètement, les machines le font à notre place. Mais avant de rendre plausible un scenario de science-fiction, nous avons une petite responsabilité, et beaucoup de travail, pour piloter tout cela.

 La vraie question, pour nos organisations, est de savoir « comment » arriver à gérer un minimum de cette masse de contenus en tous genres.

Dans cette optique, elles doivent aussi et surtout déterminer « qui » peut porter cette responsabilité.

  • Pour le « comment » : Il est universellement acquis que la Direction des systèmes d’information (DSI) a l’expertise et la légitimité pour cela, puisque c’est même l’un de ses objectifs majeurs.
  • Pour le « qui » : Non, cette même Direction des systèmes d’informations n’est pas en position de porter la responsabilité de définir quelles informations (documents physiques, numériques, multimédia, données structurées) sont nécessaires pour l’organisation, ni les règles de gestion qui s’y appliquent.
  • Alors qui ? – Les directions métier, la direction juridique, la direction des risques, la direction qualité, la direction de l’organisation, le secrétariat général, la direction de la sécurité, la direction marketing, la direction des ressources humaines, etc. ? On le voit, cela peut devenir très vite compliqué car en fait, toutes sont impliquées, avec leurs propres contraintes, leurs propre cultures, leurs propres domaines d’expertises, ou encore leurs modes de fonctionnement spécifiques et différents les uns des autres. En outre, si l’on considère qu’une information ne sert pas à une seule Direction, mais à toute l’organisation, il devient évident que la fonction doit être davantage transversale. Alors « qui » pour animer ces directions et pour donner la une vue d’ensemble ?

 Avoir une instance de gouvernance de l’information est une réponse possible.

 Bien sûr, la réponse qu’apporte la gouvernance de l’information n’est pas binaire. Elle dépend de facteurs qui influenceront l’approche que vous pourriez avoir, tels que votre secteur d’activité,  votre organisation, votre système d’information et sa complexité, le cycle de vie de vos produits ou services, etc.

La gouvernance de l’information est une discipline systémique qui s’exerce sur le temps. Elle suit une évolution profonde et culturelle de l’usage de l’information. Elle vous offre la possibilité d’avoir cette vue globale de l’information et ainsi de mieux comprendre et maitriser ses risques aux regards des  menaces et  d’en saisir les opportunités.

Les enjeux sont liés aux aspects légaux et réglementaires bien sûr, mais aussi à la capacité pour votre organisation de s’adapter à de nouvelles demandes et contraintes liées à l’économie, à la concurrence, aux nouveaux comportements et usages des consommateurs, plus généralement à la société et à ses bouleversements.

En tant qu’être humain, nous savons que notre système nerveux est vital pour notre survie, qu’en est-il de notre système sanguin ? – C’est pareil ou il en est de même pour l’information qui alimente le fonctionnement de nos organisations.

 Les évolutions de ces dernières années permettent l’acceptation de cette vue globale. Le plus difficile est dans le changement, et l’acceptation que l’information n’est un patrimoine valorisé que lorsqu’il circule de façon fluide entre les mains des multiples experts. C’est cette responsabilité que porte la gouvernance de l’information, ceci afin de donner encore plus de sens à l’information, à travers sa fluidité mais également sa maîtrise.

Ce sujet vous intéresse, vous pouvez lire le livre blanc qui aborde ces points et donne quelques analyses intéressantes sur le marché, cette étude s’est appuyée sur un observatoire composé :

  • De 33 questions sur un site internet (accès par invitation),
  • relayé par 13 partenaires,
  • 469 réponses ont pu être exploitées,
  • Un collectif de 33 personnes, venant de 24 organisations ont participé activement à la construction de ce document.
  • Les résultats ont été relayés à travers plus de 15 évènements (conférences, tables ronde, interviews, etc.).

Vous pouvez la télécharger sur le site www.gouvinfo.org