Choisir entre une gestion électronique de document, un outil collaboratif, un système d’archivage ou un réseau social ?

Mon précédent billet, faisait apparaitre une double vue pour mieux comprendre l’usage des outils de gestion de contenu : Une vue fonctionnelle et une vue du cycle de vie de l’information. Il m’a paru judicieux de compléter cette approche par une modélisation des usages de ces outils. L’idée est donc de prendre 4 familles d’outils assez complémentaires et d’essayer de leurs trouver et de comprendre leurs différences.

OUTILS

 

Prenons pour l’exemple :

  • Une Gestion Electronique de Document, comme étant un outil permettant de gérer des référentiels documentaires, des documents potentiellement complexes (dossier d’expert, contrats, documents industriels, ..),
  • Un système d’archivage électronique long terme et à valeur probante, comme étant un outil capable de préserver dans le temps l’information archivée en lui assurant la meilleure intégrité logique, ainsi qu’une sécurité forte en terme de diffusion/confidentialité des éléments capturés,
  • Un système collaboratif, comme étant un outil permettant à une équipe de partager et faire évoluer pour un temps donné un ensemble d’information (document, échanges texte, dessins, photos, annotations, …)
  • Un réseau social, comme étant un outil valorisant un individu et son appartenance à un ou plusieurs groupes. Avec un micro-blog, la possibilité de partager des images et documents, ainsi que des options de regroupement d’autres membres sur des mêmes sujets d’adhérences.

CRITERES

 

Voici les critères majeurs qui peuvent avoir une importance variable en fonction de l’outil :

  • Intégrité : L’information doit être immuable, non modifiable, et son utilisation tracée,
  • Fréquence de consultation : Les accès et mises à jour très nombreuses (ordre de l’heure voir de la minute)
  • Pérennité : L’information doit pouvoir être lisible dans le temps,
  • Accessibilité : Il doit être possible d’accéder facilement à l’information par de nombreuses personnes,
  • Multi-format : Gère du texte, des images, des fichiers Office, des PDF, …,
  • Confidentialité : Permet une gestion fine des droits,
  • Interactivité : L’information doit vivre et évoluer très facilement, possibilité de modifications simultanées, …

Il existe aussi d’autres critères, plus macro au niveau fonctionnel,  touchant des aspects contextuels ou organisationnels, et qu’il convient de prendre en compte :

  • Usage et culture : Il est nécessaire d’avoir une culture et une maitrise forte autour des outils,
  • Gouverne : L’usage de l’outil nécessite des fondamentaux et règles fortes,
  • Préserve et archive : Brique fonctionnelle (*)
  • Mise à disposition : Brique fonctionnelle (*)
  • Gère stocke : Brique fonctionnelle (*)
  • Capture Verse : Brique fonctionnelle (*)

(*) voir Réseaux sociaux,GED, Archivage, Collaboratifs, Workflow, Email, ce sont tous les mêmes !

Afin d’avoir une cohérence de grain, les deux ensembles de critères seront évalués séparément.



EVALUATION

Pour faire simple, mais en gardant un minimum de rigueur, j’ai décidé de donner un poids à chacun de ces éléments avec comme contrainte la somme des lignes et colonnes devant rester la même pour chaque critère. Cela permet donc de provoquer des arbitrages en gérant des priorités sur les critères différenciant.Voici pour la première série de critères :

ecm-segmentation-fonctionnelle-a

D’un point de vue systémique, on note que les formes de la GED et de l’archivage sont plus étalées vers la pérennité, l’intégrité et la confidentialité. Tandis que le collaboratif et les réseaux sociaux vers de l’interactivité, de l’accessibilité et fréquence de consultation.

Quand on connait ces outils, cela parait assez logique. En fait les outils proches de nos fonctionnement collaboratif ont besoin d’être souple et facilement abordable. A bannir donc tout ce qui est contraignants et complexe. La GED et l’Archivage, sont eux des outils plus sensibles et gérant, au niveau des documents, des durées de vie plus longues, ils doivent donc être plus structurés, plus rigoureux dans l’application des règles qu’ils imposent.

Et pour les critères d’ordre global :

ecm-segmentation-fonctionnelle-b

Avec la même logique, on note que pour les outils plus « structurant », la notion d’usage et culture est moins forte que les autres. Il le devient pour des outils qui nécessitent un mode de fonctionnement particulier, qui n’est plus sur une relation de versage d’information dans un outil mais de mise à disposition d’information valorisante puis bien sûr valorisable (on retrouve la particularité du 2.0 autour de l’importance de la valorisation de l’individu).

De même la brique « gère/stocke » est moins forte dans les outils collaboratifs, ceci de part le fait que seule une petite partie des échanges aura de la valeur mémorielle et devra être capturée pour l’organisation. Le reste étant de l’information de murissement, qui évolue rapidement, et ne nécessite pas de structure de capture forte (la suppression par contre est importante).


AU FINAL

L’usage de ces graphes n’est bien sûr pas directement exploitable pour un projet de choix d’une solution, cela est par contre très utile pour réaliser des évaluations de maturité et les comparer dans le temps. Ceci est d’ailleurs une partie d’une méthode que j’utilise dans le cadre d’analyse de maturité d’usage. Effectivement, pour chacun des critères, il est possible d’évaluer le niveau atteint d’une part par les solutions, d’autre part vis à vis  de ce qui en est fait par les utilisateurs. Car il ne faut pas oublier que le choix de l’outil est fait selon un besoin formulé par une population de futurs clients, qui peuvent réclamer un outil d’un certain type, tout en ayant besoin d’en utiliser un autre (ou un autre en complément). Ceci étant généralement le cas vis à vis des outils collaboratifs et des systèmes de GED et d’archivage (plus présent comme étant des socles de capture des informations générées en amont.

Pour un projet de sélection d’outil, la partie véritablement exploitable concerne les critères, qui peuvent offrir une manière d’organiser un recueil et analyse de besoin pour des personnes en charge du murissement puis déploiement de ce type d’outil. Ces critères peuvent aussi être utilisés dans le cadre de la rédaction d’un cahier des charges, en tant que chapitre de description des besoins.

Bien sûr, il y a deux compléments qui n’apparaissent pas explicitement dans les graphes, et qui sont parmi les plus importants. A savoir une vrai conduite au changement (quelques mails et réunions ne sont pas de la conduite au changement), ainsi que la définition des fondamentaux (une des pierres de la gouvernance de l’information).

9 Responses to “Choisir entre une gestion électronique de document, un outil collaboratif, un système d’archivage ou un réseau social ?

  • Superbe. PSA Peugeot Citroën serait une des premières entreprises à taille conséquente à initier une transformation vers la mise en place d’une gouvernance de l’information. D’autant que le produit de RSD (Glass je crois) est un des rares à se positionner de façon aussi complète sur la gestion du cycle de vie des informations (Data ET Content). Ce qui aide à mieux gérer des référentiels d’exigences réglementaires entre autre, et permet plus de facilités au niveau de la constitution et maintenance de ces fondamentaux.
    Bien sûr tout ce qui touche l’archivage ou mieux, le Record Management, fait partie de la gouvernance de l’information, ainsi que, assez proche en termes de problématiques organisationnelles, la gestion des données de référence (MDM).
    De façon plus globale, il y a, bien sûr, la gestion des usages et comportements d’usage autour de l’information. Ce que j’appellerais la gouvernance de l’information par les utilisateurs, car après tout ce sont eux les clients de l’information et par là contribuent grandement à cette gouvernance (voir mon dernier article (http://www.3org.com/news/2011/03/definir-une-offre-de-services-riches-pour-mieux-gerer-linformation-servuction-evaluation-de-maturite/)

    Je connais un petit peu le CR2PA (http://www.cr2pa.fr/), et je trouve ce collectif extrêmement intéressant, d’autant que la matière produite semble être de très haute qualité (j’ai assisté à une table ronde autour de l’email, fort intéressante). Le challenge est conséquent ; les mondes de l’archive physique, numérique et du record management (et donc Content et Data) possèdent des cultures et historiques assez différents. Pas évident d’entretenir une dynamique forte pour construire une des briques absolument nécessaire pour la gouvernance de l’information. Un investissement autour, « tout simplement » de politique de gestion d’information (versus Archivage) est un super bon fil conducteur.
    Mais dites moi, le CR2PA est ouvert aux blogueurs … ? (même s’ils aiment bien donner des conseils ;-))

  • Tout à fait d’accord sur le fait que c’est une cible et que la distance à cette cible est très variable selon les Entreprises. Et même, quelques années lumière pour beaucoup ! Mais pour atteindre une telle cible, il n’est pas mal d’en partager une description.
    Il existe au sein du CR2PA, une prise de conscience et un noyau de personnes convaincues d’aller dans ce sens et à innover pour une vision moderne et “opérationnelle” de l’archivage .
    A mettre aussi en relation avec l’annonce récente du choix RSD Glass par PSA Peugeot Citroën pour son système d’archivage, qui a une architecture avec une couche spécialisée de gouvernance. Elle sera d’abord utilisée pour les règles de conservation du SAE mais aussi depuis la GED. D’ailleurs, pour les règles de gestion des accès à l’information de la collaboration, la GED et le SAE, PSA utilise un même système, qui est au-delà de l’annuaire.
    De plus en plus de règles communes,… si affinités :-))

  • Effectivement, la cible idéale serait d’avoir un système de gouvernance de l’information en dorsale, qui permettrait d’influer sur le bon usage de l’information. Malheureusement le chemin est long avant que nos organisations comprennent, puis acceptent et enfin financent ce dispositif.
    D’autant qu’il implique une modification plus ou moins conséquente de cette organisation.

    L’idée derrière cet article est de sensibiliser au fait que l’information, dans une logique de bonne gouvernance, doit pouvoir d’abord s’appuyer sur des outils adéquats. C’est en quelque sorte le premier palier de maturité sur une échelle de 5 en terme d’usage de l’information.
    Donc choisir une GED pour faire de la GED, un outil collaboratif pour collaborer et un archivage pour capturer en incluant plus ou moins de fonctionnalités spécifiques en fonction des besoins (valeur probant, long terme, ..), est une nécessité.

    Et oui, c’est insuffisant, mais cela va dans le bon sens et permet ensuite de gérer le cycle de vie de l’information (qui apportera “fatalement” son lot de contraintes nécessaires pour instaurer une gouvernance de l’information) et donc cette fameuse dorsale dont vous parlez.

  • Pourquoi choisir l’un ou l’autre des systèmes, ou les faire cohabiter comme des silos, alors que l’on peut espérer un système d’information de gouvernance de l’information :
    – qui applique les règles rigoureuses… de façon souple et adaptée,
    – ceci au plus tôt dans le cycle de vie, car “on rangera plus tard” n’a jamais marché

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