Organisation et définition de la gouvernance de l’information

Voici une nouvelle définition de la gouvernance de l’information, avec cette fois une vue plus centrée sur l’instance et ses missions.

Avant de plonger, il est très important d’intégrer que bien que la gouvernance de l’information soit une discipline nouvelle (2010-2011), elle s’appuie sur de nombreuses autres disciplines, pour certaines très anciennes : la gouvernance des données, la gouvernance documentaire, la gouvernance d’entreprise, la gouvernance des systèmes d’information, le développement durable, les transformations liées à la révolution informationnelle (réseaux sociaux, .) … .

La gouvernance de l’information est une niche qui doit s’adresser avec des compétences multiples et une très forte sensibilité à la notion de culture d’usage de l’information. C’est aussi une discipline qui s’appuie sur des cycles de transformation variant autour de 2 ans (source GouvInfo2012), rendant ainsi plus difficile une visibilité opérationnelle ou tactique de ses apports. Ceci en fait aussi un sujet « compliqué » à adresser pour des sociétés de conseil ou éditeurs de solutions, car trop transverse et multi-compétences.

La gouvernance de l’information:de la gestion de l’information avec une vue stratégique

D’un point de vue global, la gouvernance de l’information est une discipline cherchant à amener une meilleure maitrise de l’information. L’information (voir le zoom sur cette autre Définition de la gouvernance de l’information) est à entendre comme un regroupement de données, qui représente une valeur, variant dans le temps, exploitable par des systèmes humains ou techniques pour l’organisation.

D’un point de vue plus opérationnel, la gouvernance de l’information est un ensemble de processus, et de rôles qui permettent de garantir la meilleure maitrise du patrimoine informationnel d’une organisation. Elle se définie plus finement par la formalisation :

  • D’une instance : Représentée par un ensemble de rôles et de processus formalisés et appliqués par une organisation transversale, hiérarchique ou combinant les deux,
  • Des fondamentaux : Composés de politiques, chartes, guides, ainsi que de règles d’usages et de comportements d’usages,
  • Des référentiels : Reformulant la liste des informations pour lesquelles il est nécessaires d’appliquer des fondamentaux,
  • Des outils : A usage direct de l’instance de gouvernance ou les outils de l’organisation devant être alimenté par des référentiels et influencés par des fondamentaux,
  • Des utilisateurs de l’information : Faisant partie intégrante de la gouvernance de l’information, de par leurs usages et comportements d’usages, ce sont les clients de la gouvernance de l’information.

 

Ses missions et objectifs

La gouvernance de l’information est missionnée pour interagir à travers 3 axes de pilotage :

  • Cycle de vie de l’information : Avec comme mission de formaliser l’ensemble du cycle de vie du patrimoine informationnel ainsi que ses règles métiers associées. Elle doit donc avoir connaissance des sources de génération d’information, ainsi que celle de destruction. Pour cela elle connait et tient à jour le référentiel maître des informations métier de l’organisation. Ce référentiel, mis à disposition de l’ensemble de l’organisation, peut ainsi être enrichi par des niveaux de criticité, de sensibilité, de valeur légale, de responsabilité, … .
  • Organisationnel : Avec une mission prioritaire de connaitre et rendre cohérent un corpus de fondamentaux regroupant les décisions et réalisations spécifiques aux processus de gestion de l’information, tel que les règles, politiques, nomenclatures, plans de classement, … . Avec une mission secondaire de définir son propre fonctionnement en adéquation avec la culture et la maturité de l’organisation vis-à-vis de l’information et de ses usages. Elle peut par exemple définir de nouvelles fonctions ou rôles pour faciliter ses missions.
  • Usages : Avec une mission de favoriser les usages et comportements d’usages des utilisateurs de l’information. L’objectif majeur étant d’intégrer l’utilisateur comme la clef de voute de la gouvernance de l’information, et donc lui offrir la possibilité d’avoir une relation d’adulte à adulte face aux services de gestion d’information qui lui sont mis à disposition. Elle a donc un rôle fort d’évangélisation, voir d’éducation, mais surtout de transformation de la relation entre les utilisateurs de l’information et les fournisseurs de services de gestion d’information. Un fort impact vis à vis de la DSI donc.

 

La gouvernance de l’information: du conseil de haut niveau, de l’influence et très peu de directif

La gouvernance de l’information est une discipline complexe mais ne doit pas être compliquée. Son instance a un positionnement de conseil et son mode d’interaction est d’abord influent, puis référent, directif et finalement répressif (source GouvInfo2012). Elle n’est pas responsable de l’information, ni des référentiels, ni des fondamentaux, mais de leurs existences, cohérences et bonnes utilisations. La gouvernance de l’information est avant tout un liant entre les silos inévitables ou recherchés de l’organisation.

Enfin, la gouvernance de l’information, s’exprime principalement par la présence d’un animateur qui peut être un service dédié. Sa force et légitimité est proportionnellement à son indépendance vis-à-vis des directions existantes. Bien qu’un rattachement à la Direction Générale ou une direction similaire soit un facteur clef de succès, elle peut incuber, et se développer pour intégrer l’ensemble de l’organisation en étant rattachée à une direction métier ou de support (DSI par exemple).

Pour une vue plus opérationnelle sur le comment, je vous recommande cet article : ECOV Bottom-up, une méthodologie pour amorcer la mise en place d’une instance de gouvernance

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  • Pingback: « La communauté de l’info », un océan bleu d’experts autour de la gouvernance de l’information | Points de vue sur l'information

  • http://www.3org.com Jean-Pascal Perrein

    Bonjour Odile,

    Très intéressant, effectivement, le Record Management est une composante importante de la gouvernance de l’information, de part la couverture de cette discipline qui est d’identifier des actifs informationnels (ou document d’activité si nous respectons la définition normalisée AFNOR (à débattre cependant)).

    De façon simplifié, pour ne pas faire le futur ISO 30300 ;-), le record management permet donc de capturer le patrimoine et de gérer des risques informationnels.

    Mais qu’en est il de la mise à disposition des fondamentaux informationnels des organisations ?  Notamment des référentiels métiers ou tout simplement des nomenclatures qui permettent de rendre l’usage de l’information plus cohérent, plus efficient.
    De même, qu’en est il des référentiels d’informations critiques pouvant impacter la réputation de l’entreprise, ou tout simplement ayant un niveau de confidentialité fort à un moment donné (lors de la signature d’un contrat) puis n’ayant ensuite plus aucune valeur.
    Aussi, comment traiter tout cette valeur se trouvant dans des outils dit médias et réseaux sociaux qui est un patrimoine temporel qu’il convient de … valoriser pour développer une culture collaborative avec ses propres objectifs.
    Comment aussi intégrer les usages et comportements d’usage afin que les utilisateurs de l’information puisse devenir plus responsable, plus adulte face aux outils, aujourd’hui encore trop techniques et compliqués.

    C’est dans les grandes lignes le périmètre de la gouvernance de l’information, avec un rôle majeur de coordination, et de liant entre toutes les disciplines qui ont pu être citées (Record Management, Master Data Management, Réseaux Sociaux d’Entreprise, Gestion de risques informaitonnels, Performance et Innovation, Offre de Services Riches, … .

    Tout cela existe +/- déjà, seul le liant est nouveau : La gouvernance de l’information.

    Complexe, mais pas compliqué en tout cas très pertinent aujourd’hui où il est question de “Big Data” de “Cloud computing” de risques et d’Innovation, … . Pour challenger un peu plus ce sujet, je vous invite à participer à l’observatoire sur la gouvernance de l’information : http://www.gouvinfo.org

    Jean-Pascal Perrein
    http://www.3org.com

  • Odile_quesnel

    La gouvernance de l’information reprend largement les concepts et principes du Records management (attention on ne parle pas uniquement d’archivage quand on fait du records).

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