Gestion de l’information : Comment définir le terme Information ?

 

Le mot Information est un des mots les plus utilisé de nos jours, surtout lorsqu’il est question de gestion d’Information. Et il porte sur ses épaules des définitions qui ont une importance vitale pour n’importe quelle organisation ou individu. Vous n’imaginez pas la difficulté que je peux avoir dans mon métier de conseil autour de la gouvernance du flux Information, et face à des situations où il est nécessaire d’argumenter, de valoriser, de définir, de préciser des éléments relatifs à .. l’information.

Information est un mot tellement large qu’il est nécessaire de, tout le temps, re-préciser de quelle information on parle, comme étant un vecteur d’échange, ou selon un format, ou un objet, ou une communication, … . Du coup cela me parait un challenge sympathique de me lancer dans la tentative de définitions du mot information, et son association dans des situations qui lui sont attachées.En gros formaliser ce que veut dire information dans ces situations :

  • Un système d’information dans une entreprise,
  • Une information qui permettrait de résoudre un problème,
  • Ce litige pourrait se résoudre par la présence d’information qui serait utilisées comme preuve,
  • Ce référentiel est de pauvre qualité de par son manque d’information (ou informations non fiables),
  • Les informations qui passent dans un système transactionnel sont tracées,
  • Ces informations sont obsolètes,
  • Ces informations nuisent à ma réputation,
  • Avons nous des informations sur nos concurrents ?,

Pas facile hein ! aller, bon lançons nous.

 

Éléments de réflexion : Usage de termes liés à l’information

 

Voici un petit test que j’ai fait sur Google en recherchant des mots communs et de comparaisons, à la fois en Français et en Anglais, les résultats étant la somme des deux :

Intéressant, selon le dictionnaire : Information est une indication, une
3org - Evolution Gouvernance de l'information-S1 2011précision, un renseignement, un élément de connaissance, … . J’ai inscrit en rouge, sur le graphique, ce qui me paraissait le plus proche de cette définition, bien sûr tout est assez relatif, et la musique pourrait aussi être dans le lot.

Ce qui est curieux est l’importance des news, du contenu et du mot information comme étant des mots très utilisés sur internet. (En parlant mots, à voir cet article intéressant sur les 150 mots jugés par les Français). Cela montre aussi que le mot a une couverture d’usage très large, du coup est souvent utilisé. Un autre aspect intéressant, est que le mot contenu est beaucoup plus utilisé que le mot donnée. Il se trouve que face à des projets de gestion d’information, il y a souvent confusion et usage du mot Données comme étant un équivalent du mot information mais pour une population ou sujets plus techniques. Le mot Contenu étant beaucoup moins utilisé.

Un élément surprenant est la présence en top 1 du mot news (ou nouvelles). Une “news” est une information porteuse d’informations, c’est aussi un terme sympa présentant une certaine fraîcheur, utilisé avec plaisir pour tous les sites et pages web souhaitant véhiculer de l’information “up to date”.

 

Modélisation d’un objet Information

 

Avec un autre point de vue, j’ai essayé de formaliser ce qui pouvait définir une information :

L’information est un ensemble d’éléments directement constitutif de son existence :

  • Une forme : Numérique, papier,
  • Un contexte : Son environnement, les acteurs, clients, fournisseurs, produits, météo, … attachés à cette information,
  • Des dépendances techniques : Son format nécessite un lecteur particulier, un réseau particulier (grand volume), un logiciel particulier, …,
  • Un poids : Est ce une information lourde ou légère, un film ou un montant de transaction, …
  • Un classement : Est elle catégorisée et reconnue comme tel, structurée et clairement définie, ou sans classement,
  • Un contenu : La phrase, le son, la musique, les images, la valeur, le texte, …
  • Un cycle de vie : Une commande se transforme en facture, une demande de crédit en crédit, …

Et d’autres interprétables ou pouvant évoluer fortement dans le temps :

  • Une criticité : A qui peut elle être communiquée, des parts de marché, un salaire, un liste de course, …
  • Des droits : L’information appartient à son créateur, son agrégateur, son modérateur, l’utilisateur final, l’entreprise, peut on la modifier ?, … ,
  • Un coût : Quels moyens ont été nécessaire à sa création, sa suppression, son maintien opérationnel, ..
  • Une valeur : Peut elle se vendre ?, si elle est perdue, quel risque financier aura l’entreprise, un brevet, un annuaire client, …

Plus classique et plus simple, dans le monde des ‘experts’ de la gestion de l’information, nous définissons l’information comme étant soit structurée soit non structurée (voir le schéma ci-dessous). Cette segmentation est importante et fait apparaître les “deux mondes” de l’information que nous pouvons rencontrer notamment dans les DSI (voir le billet: Un challenge que de gouverner deux mondes d’informations : donnée et contenu).

En fonction des combinaisons il est possible de rencontrer en entreprise, et surtout sur les éléments, Droits, Criticité, Valeur, … des vocabulaires très différents comme : actifs informationnel, information à valeur probante, information engageante, informations critiques, information Intelligente, information métier.

Chaque famille étant un périmètre de l’ensemble des informations de l’entreprise, définie de façon formelle selon les critères ci-dessus énumérés, ou informelle selon des jugements d’expériences liés aux métiers de l’organisation.

 

Cycle de vie de l’information dans un contexte de savoir et savoir faire.

 

L’information est aussi le vecteur de développement de notre savoir et savoir faire (connaissance et expérience). On entend très souvent parler de Knowledge Management, de gestion et capitalisation de connaissance, d’outils collaboratifs, de GED, … . Il est très simplement possible de visualiser ces éléments sous la forme d’un cycle de vie (voir le schéma ci dessous) qui associe le monde de la gestion de l’information (IM = Information Management) avec celui de la gestion du savoir KM = Knowledge Management), et bien sûr avec celui des réseaux sociaux (NM = Network Management).

On note que la base est tout de même une “petite” information simple, appelé Donnée, qui évolue pour devenir un élément constitutif d’un réseau de savoir. Les étapes initiales suivent des méthodes de gestion, des outils et des cultures associées à la gestion de l’information (plus technique, plus organisationnelle, plus structurée). La partie droite est elle associée à la gestion du savoir et savoir-faire (plus humaine, métier, plus complexe et liée à la culture de l’organisation, induisant des conduites au changement conséquentes, ..).

Synthèse

La définition de l’information est une tâche complexe, mais pas compliquée (j’adore cette phrase !). Une information (que l’on peut aussi appeler Objet Métier informationnel) est définie par un certain nombre de critères qui bien que paraissant “conceptuels” sont des clefs de succès de tous les projets touchant fortement la manipulation de l’information.

Pour être plus concret si vous souhaitez partir sur un projet d’archivage probant, il vous faudra définir quelles informations garder, éventuellement se baser sur l’existant papier (je parle des archives physiques ce qui ne sera pas suffisant). Un tableau excel avec la liste des informations, enrichie avec les critères dont nous avons parlé ci-dessus est une tâche un peu longue mais quelle visibilité après, et beaucoup moins de dérives, soyez en certain !

Une fois cette cartographie de l’information clairement définie, il deviendra possible de préciser les termes que vous souhaitez appliquer à tel ou tel regroupement. Ce qui est actifs informationnel, information à valeur probante, information engageante, information critique, information Intelligente, information métier, de savoirs, de connaissance, d’information stratégique, …

Une autre tâche sera de savoir comment donner vie à cette nouvelle organisation de l’information. Concrètement le travail d’énumération et de regroupement devra vivre avec le temps, et il se poseront les questions de savoir qui va prendre en compte le pilotage de ces nouveaux outils.

Sur ce sujet, je vous conseil vivement de regarder cet atelier autour de la gouvernance de l’information (Présentation powerpoint en anglais)

 

 

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