Définition de la gouvernance de l’information

La gouvernance de l’information s’appuie sur deux termes ayant une couverture très large, et qui combinés définissent un très bon périmètre. C’est en fait l’ensemble des rôles et opérations qui permettent, dans le cadre d’une organisation et d’une stratégie définie, d’avoir la meilleure maitrise des documents physiques, données, documents numériques, données multimédia, … . La gouvernance de l’information est avant tout une concentration autour de l’information, de tout ce qui peut permettre de la maitriser.

L'information V2L’information est un objet complexe qui porte un contenu, a son propre contexte (qui souvent est beaucoup plus conséquent que le contenu), qui a une forme, un poids, a des droits, .. .  (Voir en complément la définition de l’information). C’est aussi un objet qui, en fonction de son cycle de vie aura une valeur, un coût, une criticité, voir une disponibilité plus ou moins forte. En fonction du niveau de maturité d’une organisation, elle peut aussi porter des niveaux de services.


Cette information modélisée est la matière première de la gouvernance de l’information qui a en charge de la connaître, de la référencer et d’instituer les politiques, fondamentaux et règles de base pour qu’elle soit utilisée et maitrisée au mieux.


Comme toutes gouvernances, on parle bien sûr d’une organisation définie par des fonctions ou des rôles, s’appuyant sur des processus définis, et sur un ensemble de référentiels et de fondamentaux. (Une charte, des politiques de gestion de l’information, référentiels d’exigences (de conservation, règlementaire, de sécurité, …)).

La gouvernance de l’information est depuis 2010 un besoin émergent qui est en train d’acquérir une forte légitimité grâce (Voir aussi Vive la révolution Informationnelle) :

  • Aux évolutions techniques qui permettent de gérer indépendamment de la donnée et des documents ;
  • A l’évolution de la règlementation qui impose aux organisations de mieux maitriser leurs flux (traçabilité, intégrité, suppression, ..) ;
  • A l’évolution du marché et des clients, plus exigeant face à l’image des entreprises et pour qui la sanction est potentiellement dramatique (réputation, fuite d’informations sur le web, ..) ;
  • A l’évolution des normes qui offrent des standards pour construire des architectures plus cohérentes, et rendent donc possible des administrations centralisées de l’information.

C’est une vue métier et organisationnelle de la gouvernance des données qui est une discipline plus ancienne.

GouvInfo - Fundamentals

La gouvernance de l’information est une instance facilitatrice de tous les projets dont la manipulation ou le traitement de l’information est la dominante majeure. Par exemple des projets de dématérialisation, d’automatisation de processus (ce qui alimente les BPM est l’information), d’archivage patrimonial, d’archivage probant, de Master Data Management, de réseaux sociaux et de sites collaboratifs, de messageries (Email, IM) et même d’ERP. Cette instance, de part son existence, est le point d’entrée pour bénéficier de référentiels à jour, de fondamentaux, de règles informationnelles métier, .. .

Son objectif est d’abord dans le développement de la réactivité de l’entreprise, puis dans le pilotage du bon usage de l’information (aspect contrôle).

Elle alimente aussi les entités risques, audit et sécurité, et porte les Politiques permettant d’anticiper sur des conflits ou litiges potentiels. Elle peut être formalisée par une équipe, un animateur, un rôle porté par une direction existante. Sa forme dépend du secteur d’activité et de l’importance des informations prises en compte.

La seule constante est son rattachement à l’exécutif car elle est une délégation de la responsabilité du dirigeant face à l’information de son organisation.

Concernant le marché de la gouvernance de l’information, nous entrons sur le haut du Hype Cycle, cela reste un marché qui est jeune. L’association des évolutions (cf ci-dessus) a apporté la faisabilité pour mettre en place cette gouvernance. Je pense que ce marché va très fortement s’étendre dans les années à venir, peu importe la crise, car cette gouvernance est synonyme d’optimisation, de maitrise des risques et de réduction de coût. A savoir que ce marché mûri par la gouvernance des données, s’est réveillé grâce au monde du contenu (ou de l’ECM, Enterprise Content Management), et principalement par l’émergence du Record Management.

En termes de rayonnement :

  • les éditeurs deviennent très actifs sur ce sujet. EMC a commencé il y a quelques années, RSD en fait son cheval de bataille, IBM est en train de mettre beaucoup d’énergie actuellement sur ce domaine, ainsi que HP, et de nouveaux acteurs sur le marché Europe comme Perceptive Software, sont en train de se déployer activement autour de ce sujet.
  • Les intégrateurs restent timide sur cette niche qui reste très amont et éloigné de leur coeur de métier, leurs investissements se portent sur des projets très complémentaires à la gouvernance de l’information, comme l’implémentation de plateformes ECM ou de mise en place de Master Data Management (Logica, Steria, Capgemini, ..).
  • Dans la partie Conseil,
    • des traditionnels pure-players du monde du contenu (Opus Conseil, Parker Williborg, Archive 17, voir des cabinets d’avocats spécialisés en technologie de l’information comme Caprioli et associés, …) se développent autour des politiques d’archivage et notamment des problématiques de Record Management et d’E-Discovery.
    • D’autres pure-players de niche, s’orientent sur un mixte data-content, comme le cabinet Ruleis sur la gouvernance de l’information numérique ou le cabinet 3org Conseil, qui se spécialise sur l’organisation de l’information ainsi que le coaching en vue d’une mise en place de cette gouvernance de l’information.
  • Au niveau Etudes, Gartner a beaucoup communiqué sur ce sujet en 2010, et devrait probablement alimenter les réflexions dans les mois qui viennent. Devoteam Consulting a réalisée une enquête en 2009 abordant ce thème, et IBM une étude assez complète en début 2010.

Pour finir quelques sources où vous pourrez trouver de quoi mûrir et jauger de l’intérêt de ce sujet :

Bonne lecture, et n’hésitez pas à challenger ce sujet en commentaire, twitter, email, … .

 

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  • http://www.3org.com Jean-Pascal Perrein

     Bonjour Adel,

    Merci beaucoup. Il mériterait d’être un peu repris et réactualisé.
    Alors bonne question que celle de l’accostage de projet de dématérialisation avec un sujet comme la gouvernance de l’information.
    En fait la gouvernance de l’information est surtout à prendre comme une discipline avec une dominante organisationnelle, puis métier, puis technique. Un projet de dématérialisation, ou d’archivage, ou de GED, ou de mise en place d’ERP, ou de Master Data Management, .. bref qui est structurant vis à vis de l’information ; a besoin d’avoir un input cohérent de référentiels et des politiques.
    La gouvernance de l’information est dans le mot cohérent : C’est à dire pas local mais global, qui a un sens avec ce que font les autres projets, qui a un sens avec l’ensemble du cycle de vie de l’information.

    Dans le cadre de la dématérialisation, vous travaillez sur un ou plusieurs processus. Ces processus sont alimentés par de l’information (documentaire, mais aussi de données). Ces informations doivent être connues, leurs cycles de vie aussi, leurs règles aussi, leurs contraintes aussi, … .
    Et tout cela n’est il pas, partiellement, la même chose que le projet de GED ou de collaboratif, ou d’archivage, … ? – Avez vous des ponts de créés entre ces outils, et entre les experts qui gèrent ces outils, … et surtout entre les processus métier … ?.

    D’ailleurs, comment pouvez-vous, pour un même client connaître son status et historique sur son assurance santé, assurance habitation, et assurance professionnelle, si vous n’avez pas une vue d’ensemble qui soit d’abord organisationnelle (un référentiel d’information métier), puis outils.

    La gouvernance de l’information, formalisée par une instance de gouvernance, apporte une vue globale et des matériaux, existants pour la plupart, à un projet de dématérialisation pour permettre à ce dernier de se déployer de façon plus fluide, et le maximum de cohérence avec les autres processus métier (sans forcément d’accostage, mais le jour où cela se fera, ce sera avec moins de douleurs …).

    Je vous recommande vivement d’aller télécharger ce livre blanc de la gouvernance de l’information sur htp://www.gouvinfo.org

  • Adelà larouci

    C’est le meilleur article sur le sujet que j’ai eu la chance de lire. Beaucoup de sources tant autant pertinentes.
    Comment intégrer vous la dématérialisation des flux dans ce process (RAD/LAD) ?

  • http://www.3org.com Jean-Pascal Perrein

    Bonjour Jérôme,

    Pourquoi pas, BISL donne un angle de vue métier orienté processus et fonctionnalités. Par contre ce framework mériterait un peu plus de consistance  sur la partie information. Il est question de provisionning beaucoup de processus et quand même pas mal de technologies autour de l’information. Les concepts sont ok mais la profondeur reste assez courte.
    Je reste persuadé qu’il faut vraiment sortir l’Information et sa gouvernance des modèles proche de l’IT, au risque de garder une confusion. La direction des Systèmes d’Information s’occupe des Systèmes avant tout qui eux mêmes gèrent l’information, mais qui s’occupe de l’information en tant qu’objet unitaire ? Et c’est à partir de là que l’on rencontre la complexité de la gouvernance de l’information.
    Vouloir rapprocher “gouvinfo” de l’IT c’est générer un flou pour essayer de donner une légitimité à des problèmes techniques déjà assez compliqués.

    Mais ok, le framework de base de BISL me plait bien, peut être c’est à creuser ou surement à lier avec un framework plus spécifique à l’information elle-même.

    D’ailleurs, ce n’est pas un framework, mais j’espère tout aussi intéressant, pourquoi ne pas participer à l’observatoire sur la gouvernance de l’information ? http://www.gouvinfo.org

    Jean-Pascal Perrein
    http://www.3org.com

  • Jérome Capirossi

    Bonjour Jean-Pascal,

    Peut être connaissez-vous BISL (Business Information Service Library) soutenu par l’EXIN qui délivre des certifications ?
    N’est-ce pas une base pour un cadre de gouvernance métier de l’Information en parallèle de l’approche d’IBM qui demeure préoccupée par la technique au premier chef ?

    Bien cordialement

    Jérôme Capirossi
    http://capirossi.org

  • http://www.3org.com Jean-Pascal Perrein

    Voilà côté à côte 3 mots “valise” qui, à eux seuls, sont déjà
    tellement connotés que le principal effort de lecture consiste à tenter
    de déterminer quel lien peut les unir…

    Jean Pascal développe ici même les notions d’informations et de
    gouvernance dans les rubriques de ce blog. Mais c’est véritablement
    l’explosion du numérique qui rend si nécessaire l’intérêt de les
    revisiter. Et d’ailleurs, quel est le périmètre de la gouvernance de
    l’information numérique ?

    L’intérêt de cette question est bien légitime : outre qu’il permettra
    d’identifier des acteurs, il permettra également d’identifier leurs
    attentes et par là de leur proposer des solutions.

    “Gouvernance” est un terme redécouvert en France récemment pour
    caractériser les principes permettant de gouverner. Par gouvernance, on
    entend la capacité à définir des objectifs et à respecter des règles
    pour les atteindre.

    “Information” est un mot ambigu qui qualifie davantage un cycle
    qu’une étape : l’action de s’informer, les éléments d’information et
    l’action d’informer sont tous logés dans le même mot. S’il rend facile
    la perception de la dynamique de l’information, il est plus délicat d’en
    extraire chacun des sens.

    “Numérique” est un qualificatif récent. Il renvoie à la numérisation :
    la transformation d’un élément d’information en données binaires.
    Basiquement : les fameux 1 et 0 que gère l’informatique.

    Intéressons nous à ce qui lie ces trois définitions pour tenter de dégager les grandes réalités à prendre en compte :

    1/ Les données binaires : elles sont historiquement gérées par
    l’informatique. Mais elles dépassent de plus en plus ce cadre
    “historique” : les téléphones, les photocopieuses, les systèmes de
    surveillance,… toute une somme d’appareils génèrent désormais des
    données binaires.

    2/ Le cycle de l’information : si l’information a un cycle, c’est
    qu’elle se transforme au fil du temps. La transformation de données
    binaires génère des informations numériques.

    3/ Les objectifs et les règles : La réalisation d’objectifs au sein
    de sociétés (encore un mot “valise”) nécessite l’acceptation et le
    respect de règles afin de garantir la survie à terme de la société
    concernée.

    Si chacune de ces réalités a ses spécialistes, il est impératif de les faire coopérer dans une démarche unifiée.

    Ceux-ci peuvent être attaché à des domaines très hétéroclites :
    Informatique, Communication, Documentation, Marketing, Recrutement,
    Juridique, …

    Christophe Chambet-Falquet

    Consultant en gouvernance de l’information  numérique

    http://www.Ruleis.com

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  • http://twitter.com/ClaudeSuper Claude Super

    Une source de plus : InfGov – http://www.infgov.net

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