Avoir une instance de gouvernance de l’information

L’information est omniprésente dans notre environnement professionnel et personnel. Elle est liée à chaque action que nous faisons, dans notre véhicule, avec notre téléphone, notre ordinateur, notre messagerie, les logiciels que nous utilisons, les codes-barres, les puces RFID, les arrêts de bus, les panneaux publicitaires, etc.

 En 2020, chaque être humain de notre petit monde, traitera l’équivalent de 150 000 informations par seconde (4 fois plus qu’en 2009).

 Bien sûr, c’est une image car, concrètement, les machines le font à notre place. Mais avant de rendre plausible un scenario de science-fiction, nous avons une petite responsabilité, et beaucoup de travail, pour piloter tout cela.

 La vraie question, pour nos organisations, est de savoir « comment » arriver à gérer un minimum de cette masse de contenus en tous genres.

Dans cette optique, elles doivent aussi et surtout déterminer « qui » peut porter cette responsabilité.

  • Pour le « comment » : Il est universellement acquis que la Direction des systèmes d’information (DSI) a l’expertise et la légitimité pour cela, puisque c’est même l’un de ses objectifs majeurs.
  • Pour le « qui » : Non, cette même Direction des systèmes d’informations n’est pas en position de porter la responsabilité de définir quelles informations (documents physiques, numériques, multimédia, données structurées) sont nécessaires pour l’organisation, ni les règles de gestion qui s’y appliquent.
  • Alors qui ? – Les directions métier, la direction juridique, la direction des risques, la direction qualité, la direction de l’organisation, le secrétariat général, la direction de la sécurité, la direction marketing, la direction des ressources humaines, etc. ? On le voit, cela peut devenir très vite compliqué car en fait, toutes sont impliquées, avec leurs propres contraintes, leurs propre cultures, leurs propres domaines d’expertises, ou encore leurs modes de fonctionnement spécifiques et différents les uns des autres. En outre, si l’on considère qu’une information ne sert pas à une seule Direction, mais à toute l’organisation, il devient évident que la fonction doit être davantage transversale. Alors « qui » pour animer ces directions et pour donner la une vue d’ensemble ?

 Avoir une instance de gouvernance de l’information est une réponse possible.

 Bien sûr, la réponse qu’apporte la gouvernance de l’information n’est pas binaire. Elle dépend de facteurs qui influenceront l’approche que vous pourriez avoir, tels que votre secteur d’activité,  votre organisation, votre système d’information et sa complexité, le cycle de vie de vos produits ou services, etc.

La gouvernance de l’information est une discipline systémique qui s’exerce sur le temps. Elle suit une évolution profonde et culturelle de l’usage de l’information. Elle vous offre la possibilité d’avoir cette vue globale de l’information et ainsi de mieux comprendre et maitriser ses risques aux regards des  menaces et  d’en saisir les opportunités.

Les enjeux sont liés aux aspects légaux et réglementaires bien sûr, mais aussi à la capacité pour votre organisation de s’adapter à de nouvelles demandes et contraintes liées à l’économie, à la concurrence, aux nouveaux comportements et usages des consommateurs, plus généralement à la société et à ses bouleversements.

En tant qu’être humain, nous savons que notre système nerveux est vital pour notre survie, qu’en est-il de notre système sanguin ? – C’est pareil ou il en est de même pour l’information qui alimente le fonctionnement de nos organisations.

 Les évolutions de ces dernières années permettent l’acceptation de cette vue globale. Le plus difficile est dans le changement, et l’acceptation que l’information n’est un patrimoine valorisé que lorsqu’il circule de façon fluide entre les mains des multiples experts. C’est cette responsabilité que porte la gouvernance de l’information, ceci afin de donner encore plus de sens à l’information, à travers sa fluidité mais également sa maîtrise.

Ce sujet vous intéresse, vous pouvez lire le livre blanc qui aborde ces points et donne quelques analyses intéressantes sur le marché, cette étude s’est appuyée sur un observatoire composé :

  • De 33 questions sur un site internet (accès par invitation),
  • relayé par 13 partenaires,
  • 469 réponses ont pu être exploitées,
  • Un collectif de 33 personnes, venant de 24 organisations ont participé activement à la construction de ce document.
  • Les résultats ont été relayés à travers plus de 15 évènements (conférences, tables ronde, interviews, etc.).

Vous pouvez la télécharger sur le site www.gouvinfo.org

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