Jean-Pascal Perrein

Consultant autour du partage de l'information depuis près de 15 ans, j'interviens sur des projets de gouvernance et de management de l'information. Ces projets sont orientés en amont dans le processus de décision des entreprises qui font face à la complexité de gestion de leurs données(structurées ou non). Audit, diagnostic, Analyse de l'existant et des besoins, Étude d'opportunité, Business Case (approche double bottom up et top down) Études de cadrage, rédaction de CDC et pilotage d'appel d'offre Pilotage du changement, animation d'atelier de sensibilisation, évolution de la culture d'entreprise Plan de transformation, schéma directeur, plan d'action Sur les domaines de compétences qui touchent l'usage de l'information métier : Archivage légal, fiscal, patrimonial, le Record Management, la GED Gouvernance de l'information,politiques de gestion de l'information Dématérialisation de fonds, de processus, fiscale Entreprise 2.0, les réseaux sociaux, le social networking, le collaboratif

Oct 062013
 

&Developer&Examples&WebKit&Blot&blotCe sont des espaces ingérables, ils hébergent des volumes spectaculaires de fichiers, ils sont mal organisés, remplis de doublons, sans aucun respect des règles de confidentialités, les droits sont compliqués, contiennent des fichiers obsolètes, et présentent des arborescences organiques !  – Voilà un des plus beau contre-exemple de bonne gouvernance de l’information.

L’enfer :

Si l’enfer existe dans le monde numérique, le serveur de fichiers en est le maître ! – Et on y va à coups de nettoyage, de communication, de suppressions, d’opération classement, … sans vraiment remédier au PROBLEME ! – Surtout que notre monde étant devenu mobile, il y a un enfer dans l’enfer : celui de la réplication, synchronisation, ou tout simplement copie de tout ou partie des répertoires pour pouvoir travailler en déplacement ou à la maison.

L’organique 

En fait le vrai PROBLEME c’est l’utilisateur de ces outils. Cet anarchique incontrôlable est la source de tous nos maux !  – Mais bon, zut, c’est aussi la vraie raison d’être … de l’entreprise :-(
Et l’utilisateur c’est nous, et objectivement me concernant, je n’ai pas forcément envie de passer mes journées à classer, ordonner, structurer, normaliser mes fichiers. Je souhaite de la souplesse, de la rapidité, je souhaite pouvoir me concentrer sur mon « vrai » travail. Ce « je » du moment est plus important que le « nous » de l’après (pertes de documents, mauvaises versions, navigation douloureuses, ..)

La mort

Alors, pour avoir une meilleure gestion d’information, doit-on tuer ce serveur de fichier, et le remplacer par un outil type GED (le très présent Sharepoint de Microsoft par exemple, ou d’autres, tout aussi pertinent comme les systèmes ECM d’Opentext, d’IBM, d’EMC, ou en open source comme Alfresco, …) ?
Cela reviendrait à dire “tuer” un outil laxiste mais très pratique en mettant à la place un outil rigide mais apportant un ordre nécessaire. Souvent malheureusement sans inclure (avec empathie) les utilisateurs dans les réflexions de « crime organisé ». Et c’est incroyable le nombre d’entreprises qui souhaitent se débarrasser de ces serveurs de fichiers au profit de ces systèmes ECM.
Ont-ils réussi à les supprimer  ? – Pas vraiment (ou sur un petit périmètre), et si vous en connaissez, je suis extrêmement curieux !

Le Phénix

Hors, depuis quelques années de nouveaux services dans le cloud deviennent incontournables, les DropBox, SkyDrive, Google Drive, … puis d’autres en open source : Owncloud, SparkleShare, SyncAny, CloudStation, … .  Ils permettent de stocker, d’organiser, et de mettre à disposition un ensemble de documents peu importe où, quand et avec quoi (station, portable, mobile, tablette, ..)

Pour ma part, je vois deux solutions :

  • les équivalents DropBox deviennent les “serveurs de fichiers” de demain avec de plus en plus de fonctionnalités de maitrise des documents (gestion des métadonnées, classements/vues dynamiques, gestion des règles de cycle de vie des documents, classification des informations, …
  • ou les serveurs de fichiers s’enrichissent des mêmes fonctionnalités et peuvent même s’intégrer avec ses systèmes ECM de gestion de document plus structurés,

Et,  …,  au final cela donnera une même solution :

  • Souple pour l’usage au jour le jour de l’utilisateur,
  • Organisée pour l’usage dans le temps de ce même utilisateur,
  • Automatisée pour les besoins de l’entreprise et de son patrimoine informationnel,
  • Sécurisée pour les contraintes de conformité de l’entreprise,

Ces systèmes permettraient, bien sûr,  de prendre en compte les contraintes inhérentes au Cloud (Patriot act, externalisation, récupération des informations, …)

 

Ok, tout ne sera pas maitrisé, il restera beaucoup de failles. Et des puristes pourraient s’indigner mais non, nous n’arriverons jamais à tout contrôler, maitriser, gérer. Mais l’équilibre entre « permettre aux utilisateurs de garder une grande souplesse » et « avoir un minimum de maitrise des documents numériques » me parait être une gouvernance saine de l’information.
Et je donnerais cher pour rencontrer voire construire un projet de ce type, pas vous ?

May 022012
 

Un océan bleu est un environnement non-concurrentiel, à la différence d’un océan rouge qui regroupe une foultitude d’acteurs combattant pour ‘survivre’. Cette stratégie a été développé par W. Chan Kim et Renée Mauborgne, chercheurs à l’INSEAD afin d’expliquer comment créer de nouveaux espaces stratégiques.

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L’idée est de faire apparaitre une nouvelle manière de voir les choses en termes de développement, notamment en innovant dans la définition de services, ou de produits. Le rapport avec la gouvernance de l’information s’établit justement par le fait que la gouvernance de l’information est une niche qui appelle à innover à travers des offres de services que pourrait proposer l’organisation à l’ensemble de ses membres. La mise en place d’une gouvernance de l’information aide à sortir d’une considération en silo et accompagne une remise en question des modes de fonctionnement comportementaux assez systématiques. Bref, innover, changer, et adopter une stratégie dicté par l’innovation, pas par les couts.

Mais cette remise en cause est déstabilisante. Pour exemple, nous sommes dans une même réflexion que celle apportée par des choix d’investissement entre un projet de gestion de risque et un autre de développement du savoir. Pensez-vous qu’il soit plus judicieux d’investir 500 000 € dans un projet qui diminue subtilement vos risques informationnels et vous protège en cas de pépin, ou 500 000 € dans un projet qui vous permet de développer la capitalisation de votre savoir. Un premier réflexe serait « défensif », parce que certaines menaces peuvent être destructrices pour l’organisation. Mais en prenant du recul, la raison d’être de cette organisation, est-elle de se protéger, ou de se développer ?

Nous protéger nous empêche d’aller de l’avant. Dans le temps, nous ne nous protègerons plus rien. Si nous choisissons d’aller de l’avant, nous développons de la valeur, justement dans le temps. La seconde solution nous fait innover et développer savoir et savoir-faire, qui sont une alimentation d’un cercle vertueux pour l’individu et son organisation.

Être trop protectionniste, occulte beaucoup d’opportunités de nous développer, d’apprendre, de découvrir de nouvelles sources de satisfaction et de valeur.

Dans nos expertises, nous adoptons un même comportement, nous avons tendance à nous protéger. Néanmoins, ce réflexe peut nous empêcher de considérer de nouvelles opportunités qui nous permettraient d’innover dans notre domaine de compétence, tel qu’un océan bleu.

Exemple, demander à un expert en document de se rapprocher du domaine d’expertise des bases de données, paraitrait incongru (ou vice versa). Pourtant, il existe, entre autres, un petit point commun subtil entre ces deux mondes : les métadonnées et les référentiels associés qui servent à valoriser un système de gestion d’information documentaire. Le rapprochement de ces deux expertises permettrait de mieux comprendre et traiter certaines contraintes et feraient bénéficier à l’ensemble de l’organisation d’une augmentation qualitative des services proposés. Car cette organisation aurait, par exemple au niveau de son centre de gestion de la relation client, un système de suivi du dossier client qui serait enrichi avec les mêmes valeurs, que l’outil utilisé au niveau marketing pour segmenter les profils d’attentes des clients ou usagers, et que celui utilisé au support pour identifier les fiches associées à l’environnement du client, de l’extranet offrant au client la possibilité de gérer son compte, ses services, … .

Un monde parfait, qui semble tellement simple à lire, mais tellement difficile à mettre en place. Car si les experts n’ont pas l’occasion (ou ne sortent pas du réflexe de ‘protection’) d’échanger entre eux, nous resterons dans le domaine de la science-fiction.

Nous sommes sur un levier humain d’amélioration d’une organisation. Et cela prend du temps pour comprendre un nouvel environnement, une nouvelle problématique, une nouvelle expertise. Le temps de se voir, d’échanger, le temps de partager, le temps ensuite d’absorber puis d’être capable de trouver un même langage, une même compréhension, et pour commencer à apercevoir et développer de nouvelles opportunités. Nous parlons ici en mois, voire en années pour des domaines complexes.

Et oui, nos organisations sont construites en silos, et regroupent dans chaque silos des experts, c’est un fait souhaitable, mais qu’en est-il des liens qui deviennent nécessaires entre ces silos, celui de notre exemple du monde du document vers celui de la donnée. Pour certain le document est un ensemble de données et apporte ainsi la valeur à prendre en compte, pour d’autre les données constituent les documents et sont ainsi le fondement même de la valeur de l’information. Et si en fait l’assemblage des deux était la clef du développement de valeur (ou de sa protection) au sein d’une organisation ?

C’est un changement, un dépassement du réflexe de protection, et une ouverture vers une recherche d’innovation dans nos méthodes.

Créer des ponts entre ces domaines d’expertise est l’océan bleu qui permet de développer une stratégie innovante pour l’organisation. Aujourd’hui cet océan n’existe pas, même si des fois, rarement, il peut être rouge. Il y a donc une niche qui ne demande qu’à être occupé par les personnes qui souhaitent apporter une autre pertinence et favoriser la maitrise de l’information de façon globale. En êtes-vous ? – Oui ? Super, venez faire partie de la communauté de l’info, dont la démarche est justement de favoriser des échanges professionnels autour de ces ponts entre silos d’expertises.